جزئیات بلاگ

حرف‌های خودمونی یک ممیز قدیمی: خاطراتی از دل عدم انطباق‌ها و انطباق­های سیستم‌های مدیریت

نوشته: حمیدرضا طباطبایی- سر ممیز ارشد سیستم های مدیریت FSMS-QMS-EMS-OH&S با تمرکز در صنایع غذایی

academysoraya.ir

بعد از حدود 22 سال کار ممیزی سیستم های مدیریت،تصمیم گرفتم بخشی از خاطراتم را در مورد یافته های ممیزی،در قالب حرفه خودمونی با شما در میان بگذارم.این نوشته حاصل هیمن تصمیم هست!"حرف های خودمانی یک ممیز قدیمی" که سعی کرده با مثال­های مختلف از عدم انطباق های متفاوت، تجربه خودش رو در تشخیص وضعیت یک یافته ممیزی به شما انتقال بده!

اگر دوست داری این خاطرات را بخونی ادامه متن رو بخون!....

      من بیش از 22 ساله که کارم ممیزیه. توی این سال‌ها، ده‌ها سازمان رو در صنایع مختلف، از تولید تا خدمات، از مدیریت کیفیت و ایمنی گرفته تا ایمنی مواد غذایی و محیط زیست دیدم. می‌دونید، برای یک ممیز، روزهای ممیزی سیستم‌های مدیریت، مثل یک کتاب پر از داستانه. ما ممیزها، نه برای مچ‌گیری، بلکه برای خوندن این داستان‌ها ممیزی رو انجام میدیم؛ داستان‌هایی که بعضی‌هاشون غمناک (عدم انطباق) و بعضی‌هاشون واقعاً الهام‌بخش (نقاط قوت) هستن.

بذارید با لحنی خودمونی و از سر تجربه، از دسته‌بندی‌های کلیدی یافته‌های ممیزی و چند خاطره واقعی که در حوزه‌های مختلف ایزو 9001، 45001، 22000 و 14001تجربه کرده­ام، براتون تعریف کنم.

۱. عدم انطباق عمده (Major NC): زنگ خطر سیستم!

وقتی می‌گم عدم انطباق عمده ، منظورم یک "ایراد کوچیک" نیست؛ بلکه یک شکست کامل یا عدم وجود یک عنصر فرآیند یا کنترل سیستمی مورد نیاز است که بر انطباق با استانداردها یا الزامات نظارتی تأثیر می‌گذارد. این یعنی یک ریسک بسیار بزرگ که داره سازمان رو تهدید می‌کنه. اقدام فوری و تجزیه و تحلیل ریشه علت (RCA=Root Cause Analysis) اینجا اجباریه.

خاطراتی از ممیزی‌هایم از شناسایی عدم اطنباق های عمده تعریف می کنم:

• در حوزه ISO 9001 کیفیت:
  • دیدم که هیچ ممیزی داخلی‌ای در طول یک سال گذشته اجرا نشده بود. این یعنی هیچ خودارزیابی‌ای نبوده و کل سیستم در خطر است.
  • کشف سوابق جعلی یا مفقود شده مربوط به کالیبراسیون ابزارهای اندازه‌گیری کلیدی که مستقیماً کیفیت محصول نهایی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
  • رویه‌های کلیدی کنترل فرآیند در بخش تولید اصلاً اجرا نشده‌اند.
  • مشاهده شد که اهداف و تعهدات کیفیت سازمان در جلسات بازنگری مدیریتی، به‌طور کامل از دستور کار حذف شده بود.
• در حوزه ISO 45001 ایمنی و بهداشت حرفه‌ای:
  • عدم وجود ارزیابی ریسک‌های ایمنی (HIRA= Hazard Identification and Risk Assessment) برای خط تولید جدید. این یعنی کنترل‌های ایمنی اصلاً در نظر گرفته نشده‌اند.
  • کشف اینکه تجهیزات حفاظت فردی (PPE) مورد نیاز برای یک بخش پرخطر، به‌طور کامل تهیه نشده و کارکنان عملاً بدون حفاظت کار می‌کنند.
  • مشاهده شد که تمامی سوابق مربوط به حوادث کاری برای چند ماه گذشته مفقود شده‌اند.
  • عدم وجود برنامه واکنش در شرایط اضطراری (مانند آتش‌سوزی) که در قانون محلی الزامی بود.
• در حوزه ISO 22000 ایمنی مواد غذایی:
  • فقدان برنامه HACCP (تجزیه و تحلیل خطر و نقاط کنترل بحرانی) برای یک محصول اصلی. این یک شکست کامل در عنصر کنترل خطر هست.
  • مشاهده اینکه در محوطه تولید، کنترل دما و رطوبت برای نگهداری مواد اولیه فاسدشدنی به‌طور کامل قطع شده و احتمال آلودگی شدید وجود دارد.
  • ثبت سوابق جعلی مربوط به نظارت بر نقاط کنترل بحرانی (CCP) توسط اپراتورها.
  • عدم انجام آزمایش‌های ردیابی و فراخوانی محصول برای بیش از دو سال.
• در حوزه ISO 14001 زیست محیطی:
  • عدم وجود مجوزهای قانونی برای دفع پساب‌های صنعتی. این نقض یک الزام نظارتی حیاتی است.
  • مشاهده دفن پسماندهای خطرناک به‌صورت مستقیم در محوطه سازمان، در حالی که تعهد به جداسازی و دفع ایمن وجود داشته است.
  • عدم وجود برنامه واکنش در شرایط اضطراری زیست محیطی (مانند نشت مواد شیمیایی خطرناک).
  • فقدان هرگونه شواهد از ارزیابی جنبه‌ها و اثرات زیست محیطی در سال جاری.

۲. عدم انطباق جزئی (Minor NC): بی‌نظمی‌های قابل اصلاح

عدم انطباق جزئی، انحراف از یک الزام است که نشان‌دهنده خرابی کامل سیستم یا ریسک فوری نیست اما نیاز به اصلاح دارد. این ضعف‌ها به اندازه عمده خطرناک نیستن، اما نیاز به اصلاح دارن. اینجا، تهیه و اجرای برنامه اقدام اصلاحی (CAP=Corrective Action Plan) در بازه زمانی توافق شده، لازمه.

بگذارید اینجا خاطراتی از ممیزی‌ها و یافته هایم در سطح عدم انطباق جزیی تعریف کنم:

• در حوزه ISO 9001 کیفیت:
  • مشاهده یک یا دو سابقه آموزشی ناقص (مثلاً امضای تأیید دوره وجود نداشت) برای کارمندان کلیدی.
  • کنترل سند (Document) ناسازگار ؛ مشاهده نسخه قدیمی دستورالعمل کار در کنار یک دستگاه خاص.
  • تأخیر جزئی در برنامه ممیزی داخلی مثلاً با دو هفته تأخیر اجرا شده است.
  • عدم ثبت کامل داده‌های خروجی فرآیند در یک فرم خاص، در حالی که اصل فرآیند اجرا شده است.
• در حوزه ISO 45001 ایمنی و بهداشت حرفه‌ای:
  • عدم برچسب‌گذاری واضح تمامی مواد شیمیایی در یک انبار کوچک فرعی، در حالی که انبار اصلی به‌درستی برچسب‌گذاری شده است.
  • وجود تأخیر جزئی در تکمیل فرم‌های بازرسی‌های روزانه تجهیزات (به‌جای روزانه، هر سه روز یک‌بار تکمیل می‌شدند).
  • کلاه ایمنی یکی از پیمانکاران در محوطه کارگاهی فاقد استاندارد لازم بود (فقط یک مورد مشاهده شد).
  • برگزاری جلسات کمیته ایمنی و بهداشت، اما صورت‌جلسات آن‌ها به‌طور کامل توزیع و ابلاغ نشده بود.
• در حوزه ISO 22000 ایمنی مواد غذایی:
  • عدم تکمیل فرم‌های نظافت و گندزدایی پس از پایان شیفت شب در یک نقطه از خط تولید.
  • مشاهده اینکه لباس کار یکی از اپراتورها در محل شستشو به‌درستی نگهداری نشده بود.
  • سوابق کالیبراسیون یک دماسنج کم‌اهمیت (غیربحرانی) با چند روز تأخیر ثبت شده بود.
  • تغییر جزئی در ترکیب مواد اولیه یک محصول بدون به‌روزرسانی کامل لیست مواد اولیه در اسناد مربوطه.
• در حوزه ISO 14001 زیست محیطی:
  • عدم برچسب‌گذاری مناسب تمامی سطل‌های جداسازی پسماند در یک بخش اداری کوچک.
  • تأخیر یک‌ماهه در تحویل پسماندهای بازیافتی به پیمانکار به دلیل مشکلات لجستیکی.
  • اندازه‌گیری خروجی‌های زیست محیطی (مثل میزان مصرف آب) انجام شده، اما تجزیه و تحلیل روند آن وجود نداشت.
  • عدم ثبت سابقه آموزش کارکنان جدید در خصوص نحوه استفاده از کپسول‌های آتش‌نشانی (به‌عنوان یک جنبه زیست محیطی مرتبط).

۳. مشاهده / فرصت برای بهبود (OFI=Opportunity for Improvement): توصیه‌های دوستانه ( با کمی وزن عدم انطباق جزیی)

فرصت برای بهبود، یک ضعف یا یک پتانسیل برای بهبود است که در صورت عدم رسیدگی ممکن است منجر به عدم انطباق در آینده شود. این یافته‌ها، نقاطی هستند که سازمان می‌تواند برای پیشگیری از مشکلات و افزایش کارایی، آن‌ها را تقویت کند. اقدام در اینجا اختیاری و صرفاً یک توصیه است،اما بهتره که سازمان به اینها توجه کنه و برنامه ای برای رفع این ضعف ها طرح ریزی کنه!

یادم میاد بعضی از فرصت های بهبود در ممیزی های سیستم های مختلف این نمونه ها بودند.براتون تعریف می­­کنم:

• در حوزه ISO 9001 کیفیت:
  • عدم تجزیه و تحلیل روند وقوع‌های جزئی (مانند شکایات کوچک مشتریان) برای جلوگیری از تکرار آن‌ها.
  • رویکرد واکنشی در برابر خطرات ؛ فقط اقدام اصلاحی برای محصولات نامنطبق انجام می‌شد، نه اقدام پیشگیرانه.
  • ثبت نظرسنجی از مشتریان به‌صورت سالانه، در حالی که می‌توانست به‌صورت شش‌ماهه انجام شود تا بازخورد سریع‌تر دریافت شود.
  • عدم وجود رویه مدون برای ثبت صورت جلسات کمیته‌های راهبری پروژه.
• در حوزه ISO 45001 ایمنی و بهداشت حرفه‌ای:
  • عدم ثبت سوابق مشورت و مشارکت کارکنان در خصوص تغییرات فرآیند به شکل رسمی و مکتوب.
  • نداشتن یک برنامه رسمی برای تشویق گزارش‌دهی داوطلبانه ریسک‌ها توسط کارگران.
  • عدم استفاده از ابزارهای بصری (مانند اینفوگرافیک) برای آموزش‌های ایمنی، در حالی که نیروی کار دارای تنوع زبانی بود.این مورد را در ممیزی که در کشور سریلانکا انجام داده بودم،دیدم. کارگرهای خط تولید زبان انگلیسی بلد نبودند اما تمام دستورکارها و فایل های آموزشی به زبان انگلیسی بود.
  • انجام ارزیابی ریسک‌ها، اما عدم اختصاص بودجه مشخص برای کنترل‌های بلندمدت‌تر.
• در حوزه ISO 22000 ایمنی مواد غذایی:
  • صورت جلسات کمیته ایمنی مواد غذایی به درستی ثبت شده، اما شامل بحث‌های مربوط به تحلیل تغییرات در الزامات قانونی جدید نبود.
  • عدم به‌کارگیری فن‌آوری‌های نوین برای ردیابی محصولات، در حالی که ردیابی دستی فرآیند را طولانی می‌کرد.
  • انجام آزمون‌های میکروبیولوژی فقط بر روی محصول نهایی، در حالی که آزمون در مراحل میانی می‌توانست کارآمدتر باشد.
  • عدم تعریف شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) برای اثربخشی برنامه‌های پیش‌نیاز عملیاتی (OPRP).
• در حوزه ISO 14001 زیست محیطی:
  • عدم وجود یک برنامه رسمی برای کاهش مصرف انرژی در بخش‌های غیرتولیدی.
  • عدم تعریف روشی برای ارزیابی اثرات زیست‌محیطی تأمین‌کنندگان کلیدی.
  • صورت جلسات بازنگری مدیریتی شامل بحث‌های خوبی بود، اما هدف‌گذاری زیست محیطی برای سال بعد، فاقد چالش و بلندپروازی بود.
  • عدم وجود یک سیستم مدیریت دانش برای اشتراک تجربیات موفق در کاهش پسماند بین سایت‌های مختلف سازمان.

۴. عملکرد مثبت / نقطه قوت (GP): قهرمانان سیستم!

این‌ها مواردی هستن که من عاشق دیدن‌شون هستم! نقطه قوت نشان‌دهنده اجرای بسیار مؤثر یک الزام است که فراتر از حداقل‌های استاندارد است. این عملکرد مثبت ارزش افزوده مانند کارایی یا کنترل ریسک برای سازمان ایجاد می‌کند. این‌ها باید تقدیر و تشویق بشن و به عنوان بهترین روش (Best Practice) به اشتراک گذاشته بشن.

به به چه خاطراتی دارم از بهترین روش ها و این نقاط قوت در سازمان ها مخصوصا سازمان های ایران خودمون،بذار تعریف کنم تو هم کیف کنی!

• در حوزه ISO 9001 کیفیت:
  • ایجاد یک سیستم مدیریت دانش برای ثبت و اشتراک تجربیات مثبت و درس‌آموخته‌ها در تیم‌های طراحی.ساخت یک تابلو در سالن تولید برای چسباندن برگ دانش ثبت شده که همه بتونند در تولید از اون استفاده کنند.
  • انجام ممیزی داخلی با عمق و کیفیتی بالاتر از حد انتظار ، شامل مصاحبه با مشتریان و تأمین‌کنندگان.
  • تعهد و حمایت قوی رهبری سازمان که منابع مالی و زمانی اضافی برای ارتقاء تجهیزات اندازه‌گیری تخصیص داده بودند.
  • تعریف و اجرای موفق پروژه‌های بهبود کیفیت با بازخوردهای سازنده و تحلیل روند قوی برای رسیدن به خطای صفر.
• در حوزه ISO 45001 ایمنی و بهداشت حرفه‌ای:
  • وجود فرهنگ ایمنی فعال در بین کارکنان که منجر به گزارش‌دهی داوطلبانه ریسک‌ها توسط اپراتورها می‌شد.
  • برگزاری مسابقات ایمنی داخلی و تشویق کارکنان با ایده‌های خلاقانه برای کنترل ریسک.
  • ایجاد یک سیستم نرم‌افزاری پیشرفته برای پیگیری و ثبت تمامی آموزش‌های ایمنی بر اساس شغل و سطح ریسک هر فرد.
  • طراحی مجدد یک ایستگاه کاری خاص توسط خود اپراتورها برای کاهش خستگی و ریسک ارگونومی.
• در حوزه ISO 22000 ایمنی مواد غذایی:
  • اجرای یک برنامه نظافت و بهداشت فراتر از استانداردها، مانند استفاده از سیستم‌های مانیتورینگ آنلاین برای ردیابی دما به‌طور لحظه‌ای.
  • ایجاد یک سیستم پیش‌بندی و پیشگیری بسیار قوی که امکان ردیابی محصول در کمتر از یک ساعت را فراهم می‌کرد.
  • تعریف شاخص‌های کیفیت (مانند زمان واکنش به بحران) که به طور مستمر اندازه‌گیری و بهبود داده می‌شدند.
  • اجرای برنامه‌های آموزشی شبیه‌سازی بحران‌های غذایی (مانند فراخوانی محصول) با اثربخشی بسیار بالا.
• در حوزه ISO 14001 زیست محیطی:
  • کاهش چشمگیر مصرف آب در فرآیند تولید از طریق سرمایه‌گذاری در سیستم‌های تصفیه و بازچرخانی پیشرفته.
  • تعریف و اجرای یک برنامه بلندمدت برای حذف کامل استفاده از مواد شیمیایی خطرناک و جایگزینی آن‌ها با مواد ایمن‌تر.
  • برقراری ارتباط فعال با جوامع محلی برای آموزش و مشارکت در برنامه‌های محیط زیستی (مثلاً کاشت درخت).
  • تعریف و دستیابی به هدف "ضایعات صفر" در یک بخش خاص از طریق بهینه‌سازی فرآیند.

به عنوان یک ممیز قدیمی، همیشه به مدیران می‌گویم: ممیزی مثل معاینه سالانه سلامت سیستم های مدیریت سازمان ها است.

 عدم انطباق‌ها بیماری‌ها هستند و نقاط قوت، نشانه‌ی سلامت و آمادگی شما برای رشد. سیستم مدیریتی، ابزاری است برای کنترل ریسک و ایجاد کارایی. آن‌ها را جدی بگیرید و به دنبال تعالی باشید.