جزئیات بلاگ

همه ممیزان خطاکارند؟بعضی ها بیشتر، بعضی­ها کمتر!

 "بررسی اشتباهات ممیزان در ممیزی سیستم‌های مدیریت"

نوشته : حمیدرضا طباطبایی- سر ممیز سیستم های مدیریت کیفیت و ایمنی مواد غذایی

academysoraya.ir

در سایت IAF و منابع رسمی مرتبط با ممیزی سیستم‌های مدیریت کیفیت و محیط زیست، اطلاعات، راهنماها و کدهای اخلاقی متعددی درباره رفتار صحیح ممیزان و همچنین نکات کلیدی برای اجتناب از اشتباهات رایج در زمان ممیزی ارائه شده است. موارد و اشتباهات ممیزان در ممیزی سیستم‌های مدیریت معمولاً شامل موضوعات زیر است:

اشتباهات رایج ممیزان در ممیزی سیستم‌های مدیریت

• عدم رعایت بی‌طرفی و استقلال: یکی از مهم‌ترین اصول، بی‌طرفی در ممیزی و پرهیز از تضاد منافع است. ممیز باید از ایفای نقش مشاور یا ارائه توصیه‌های اجرایی خودداری کند و صرفاً یافته‌ها و مشاهده‌های خود را مستند کند نه نسخه راه‌حل بدهد. ممیز نباید در تصمیمات اجرایی یا پیشنهاد راه‌حل عملیاتی دخالت کند، اما بعضاً دیده شده که ممیز راهکارهایی عملی برای رفع عدم انطباق به سازمان پیشنهاد داده است، که خلاف اصل بی‌طرفی در ممیزی است.
• عدم توجه به رویکرد فرایندی: تمرکز بر بخش‌های جداگانه و عدم بررسی جریان فرایند‌ها و ارتباط بین آن‌ها می‌تواند موجب نادیده گرفتن مشکلات سیستماتیک شود. باید تمام زنجیره فرایندی، از ورودی تا خروجی، مورد بررسی قرار گیرد تا دید دقیقی از نحوه کارکرد سیستم به دست آید.​
• نادیده گرفتن تحلیل ریشه‌ای مشکلات: صرفاً اشاره به عدم انطباق سطحی بدون کشف علت‌های اصلی، منجر به اصلاحات مقطعی و غیراصولی خواهد شد.
• ارائه نظرات شخصی یا قضاوت زودهنگام: ممیز باید صرفاً بر اساس شواهد و داده‌ها قضاوت کند، نه بر پایه برداشت یا فرضیات خود.
• عدم رعایت محرمانگی اطلاعات: اطلاعات و یافته‌های حاصل از ممیزی باید محرمانه باقی بماند و بدون مجوز سازمان افشا نشود.​
• عدم ارزیابی شایستگی کارکنان: عدم مصاحبه یا ارزیابی دانش و آگاهی کارکنان درباره فرآیندها و الزامات استاندارد یک اشتباه متداول است که می‌تواند تطابق واقعی سیستم با الزامات را پنهان کند.
• گزارش‌دهی نادرست در مراحل مختلف: نمونه‌ای از خطا گزارش گرفتن عدم انطباق‌هایی مربوط به ممیزی مرحله 2 در مرحله 1 است که نشانه ضعف در اهداف مرحله اول ممیزی است.​

بررسی دقیق بخش‌های Auditing Practices Group سایت IAF و همچنین اسناد اجرایی ارائه شده برای ممیزی سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001) و محیط زیست (ISO 14001) نشان می‌دهد که علاوه بر راهنماهای کلی، نمونه‌هایی واقعی از اشتباهات ثبت‌شده ممیزان نیز وجود دارد که در قالب مقالات و پرسش‌های اجرایی آمده‌اند.

نمونه‌های مستند اشتباهات و خطاهای ممیزان:

• عدم مستندسازی و شواهد کافی: در بسیاری از ممیزی‌ها دیده شده که ممیز فقط به مصاحبه با یک یا چند نفر بسنده می‌کند و شواهد واقعی جمع‌آوری نمی‌شود. یکی از اشتباهات مهم، ثبت عدم انطباق بر اساس برداشت شخصی و بدون داشتن شواهد مستند (مدارک، گزارش، رکورد عملیاتی و ...) است.​
• تمرکز صرف بر چک‌لیست، نه فرایندها: بعضی ممیزان به دلیل ضعف در رویکرد فرایندی، فقط چک‌لیست‌ها را علامت می‌زنند و به ارتباط جریان فرایندها و تاثیر متقابل آن‌ها توجه نمی‌کنند. این مساله منجر به غفلت از مشکلات بنیادین در سیستم مدیریت می‌شود، زیرا فقط اجرا یا عدم اجرای یک بند را تایید یا رد می‌کنند.
• بی‌توجهی به صلاحیت افراد کلیدی: گزارش شده است که ممیز گاهی بدون بررسی دانش و مهارت‌های مسئولین فرایندها، تایید صلاحیت آن‌ها را انجام می‌دهد. در برخی موارد حتی مدارک آموزشی یا گواهی‌های مهارتی بررسی نشده‌اند، بلکه صرفاً بر اساس سابقه کاری یا افواه سازمان تایید صورت گرفته است.
• ثبت عدم انطباق‌های غیرمرتبط: در اسناد راهنمای APG اشاره شده که ممیزان بعضاً عدم انطباق‌هایی را ثبت کرده‌اند که ارتباط مستقیمی با الزامات استاندارد نداشته‌اند، یا در مرحله اشتباهی از ممیزی (مانند ممیزی اولیه) ثبت شده‌اند.​
• عدم رعایت بی‌طرفی و ورود به مشاوره: ممیز نباید در تصمیمات اجرایی یا پیشنهاد راه‌حل عملیاتی دخالت کند، اما بعضاً دیده شده که ممیز راهکارهایی عملی برای رفع عدم انطباق به سازمان پیشنهاد داده است، که خلاف اصل بی‌طرفی در ممیزی است.
• ضعف در گزارش‌دهی:
  • عدم ثبت اقدامات پیشنهادی برای اصلاحات
  • ثبت گزارش کلی بدون ذکر جزئیات یا شواهد
  • عدم پیگیری اقدامات اصلاحی (فقط اشاره به وجود مشکل، بدون تعیین مسئول و زمان بندی رسیدگی)

مثال‌های اجرایی از خطاها بر اساس اسناد APG و Process Approach:

1. ثبت عدم انطباق با عنوان «مدیریت منابع انسانی ضعیف است» بدون ارائه هیچ مدرک یا رکورد مشخص، در حالی‌که باید مصاحبه، مدارک آموزشی و شواهد مربوطه مستند شود.​
2. فرض صلاحیت یک مسئول کیفیت فقط بر اساس مدرک دانشگاهی و نه با ارزیابی واقعی عملکرد و آگاهی نسبت به الزامات ایزو.
3. ثبت «عدم انطباق فرآیند خرید» فقط به دلیل نبود یک فرم، در حالی‌که فرآیند اجرا می‌شود و خروجی‌ها رضایت‌بخش‌اند ولی فرم خاصی طراحی نشده است (یعنی تمرکز بر مدرک، نه فرایند عملیاتی).

کد اخلاق ممیزان (بخشی از راهنمای رفتار حرفه‌ای):

• صداقت و بی‌طرفی در گفتار و عمل
• رعایت رازداری اطلاعات سازمان و مشتریان
• پایبندی به منافع کارفرما و عموم
• عدم قبول مسئولیت‌هایی فراتر از صلاحیت حرفه‌ای خود
• احترام به همکاران، کمک به ارتقای حرفه‌ای همکاران زیرمجموعه و اجتناب از رقابت ناسالم​

توصیه کاربردی برای جلوگیری از اشتباهات:

• تمرکز بر رویکرد فرایندی و تحلیل سیستماتیک
• گردآوری شواهد مرتبط و کافی قبل از ثبت عدم انطباق
• رعایت بی‌طرفی کامل و مستندسازی دقیق برداشت‌ها
• پایبندی به کدهای اخلاقی و حفظ محرمانگی داده‌ها

طبق بررسی منابع سایت IAF و گزارش‌های مرتبط، تا این لحظه گزارشی آماری رسمی با درصدهای دقیق از خطاهای ممیزان در زمان ممیزی سیستم‌های مدیریت به صورت عمومی منتشر نشده است. سازمان ISO و نهادهای مرتبط معمولاً داده‌های کمی و درصدهای شفاف پاس/رد شدن یا توزیع انواع خطاها را ارائه نمی‌دهند و بیشتر به بیان تجربی، فهرست منظم و توصیفی اشتباهات رایج پرداخته‌اند.​

با این حال، طبق تجمیع اطلاعات و بررسی تجربی‌ (بر اساس مشاهدات ممیزی‌ها و اعلام نظر متخصصین)، گزارش آماری تقریبی پنج مورد پرتکرار خطاها هنگام ممیزی به شرح زیر قابل بیان است (بر مبنای داده‌های صنعتی و مشاهدات خبرگان):

توضیح: این درصدها حاصل جمع‌بندی تجارب ممیزی‌ها و گزارش‌های حرفه‌ای است اما به دلیل عدم انتشار گزارش آماری رسمی توسط IAF و ISO، صرفاً تقریبی بوده و برای ارجاع رسمی توصیه می‌شود جداول یا گزارشات داخلی مراکز صدور گواهینامه یا گزارش‌های سالانه ممیزی‌ها توسط نهادهای ملی استفاده شود.

برای دریافت جزئیات بیشتر و راهنماهای اجرایی، می‌توانید به اسناد ارائه شده در بخش‌های Auditing Practices Group سایت IAF آدرس‌های QMS و EMSو فایل‌های PDF راهنمای ممیزان مراجعه کنید.​

با ما در تماس باشید:

https://zil.ink/academysoraya